Báo Doanh Nhân Sài Gòn kết hợp với các chuyên gia trong lĩnh vực trang trí nội thất, nhà kỹ thuật, nhà quản lý các cao ốc văn phòng cao cấp và nhân sự cấp cao trong các doanh nghiệp đã có kinh nghiệm thực tế cùng ngồi tại văn phòng Công ty TTT để thực hiện một nội dung đầu tiên trong chuyên mục: Làm thế nào để có một văn phòng hiện đại. Phần 1: Quy trình thực hiện dự án văn phòng mới.

Quy trình được nêu trong bài viết này áp dụng cho những công ty chọn địa điểm văn phòng trong các cao ốc văn phòng cho thuê.

Có một số nguyên tắc phải tuân thủ như sau: Xác định nhu cầu thực tiễn của công ty cho một văn phòng với số lượng nhân viên, tính được số mét vuông diện tích văn phòng cần thuê, sau đó chọn địa điểm, nhất thiết phải có được thư xác nhận giá (Offer letter). Bước tiếp theo, cần phải lập bảng dự trù ngân sách thuê và ngân sách xây dựng nội thất. Tiếp tục thương lượng hợp đồng thuê thiết kế trang trí là hai việc cần tiến hành song song để có được bản nháp cuối cùng của hợp đồng thuê và hồ sơ thiết kế nội thất hoàn chỉnh.

Việc chọn đơn vị thi công là rất quan trọng. Để hoàn tất thủ tục này, cần phải có đầy đủ bản vẽ kỹ thuật thi công, bảng vật liệu mẫu và bản thảo cuối cùng của hợp đồng thi công đã được thống nhất. Ký hợp đồng đồng thời việc thuê văn phòng và thi công nội thất. Kiểm soát thi công và các bước chuẩn bị cho việc di dời. Hoàn tất công trình và cho vận hành thử.

Phần 1: Xác định nhu cầu văn phòng

Các nhu cầu cần được phân tích và thống kê. Lời khuyên của các chuyên gia trong việc này là: hãy viết tất cả ra, không có một nhu cầu nào là thừa, dù có vẻ “ngớ ngẩn” như việc công ty TTT đã từng giải quyết nhu cầu được nằm ngủ trên võng của một ty hàng đầu thế giới về phần mềm.

Có hai yếu tố cơ bản không thể thiếu trong giai đoạn này đó là kết nối giữa các phòng ban và số con người cụ thể làm việc trong văn phòng. Vì sao? Vì chính hai yếu tố này sẽ quyết định diện tích văn phòng mà doanh nghiệp cần thuê. Đối với các Công ty có nhu cầu mặt bằng rộng rãi, cần không gian thoáng, cần sự sang trọng thì diện tích từ 10m đến 12m cho một nhân sự.

Những công ty trong giai đoạn đầu cần tiết kiệm kinh phí do hiện nay giá thuê văn phòng quá cao, có thể chấp nhận mật độ diện tích từ 6m2 đến 8m2 cho một nhân sự. Khi tiến hành | thống kê này, các chuyên gia đã tính sẵn cho doanh nghiệp diện tích khu tiếp tân, khu phòng họp, hành lang giao thông... Ví dụ, doanh nghiệp của bạn có 100 nhân viên cần 10m2/ nhân viên là phù hợp thì diện tích sử dụng (net area) mà doanh nghiệp cần thuê là 1.000 m2. Một ngàn mét vuông ấy là đã có khu tiếp tân, các phòng họp, khu để hồ sơ, khu đặt máy photo, máy in, phòng máy tính chủ... | Có một kinh nghiệm các chuyên gia trong buổi tọa đàm đưa ra, đó là rất nhiều lần đã có nhiều doanh nghiệp khi dọn vào văn phòng mới đã lập tức phải tháo dỡ làm lại, do việc tăng nhân sự mà không lường trước. Mỗi lần thay đổi như vậy sẽ làm xáo trộn rất lớn hoạt động của doanh nghiệp, tốn rất nhiều thời gian và chi phí, đồng thời cũng khó có chất lượng thẩm mỹ hoàn thiện.

Một câu hỏi quan trọng khác bạn cần trả lời trong giai đoạn này là: Doanh nghiệp có chấp nhận ra khỏi trung tâm thành phố hay không? Bởi vì khi bạn ở những vùng ngoại ô ven thành phố, sẽ có những thuận lợi về giá cả, diện tích sử dụng được rộng hơn, chỗ gửi xe tốt hơn, nhưng không được tiện cho đối ngoại chẳng hạn.

Để trả lời cho câu hỏi này, phần hai của bài viết trong kỳ sau sẽ là: Chọn địa điểm cho văn phòng.

Báo doanh nhân Sài Gòn - 7/2007

Xem bài viết gốc tại đây